KI-Prozessautomatisierung für ein österreichisches Unternehmen

Kundenprojekt: Digitalisierung und Automatisierung mehrerer wiederkehrender Geschäftsprozesse

Für ein österreichisches Unternehmen haben wir im Rahmen einer KI-Prozessautomatisierung mehrere bestehende Geschäftsprozesse analysiert, priorisiert, digitalisiert und automatisiert. Im Mittelpunkt des Kundenprojekts stand die Frage, welche Abläufe im Arbeitsalltag besonders viel Zeit beanspruchen, regelmäßig wiederkehren und sich technisch sinnvoll automatisieren lassen.

Gemeinsam mit dem Unternehmen wurden die vorhandenen Prozesse aufgenommen und bewertet. Anschließend wurden jene Abläufe priorisiert, bei denen durch Digitalisierung, Automatisierung, individuelle Software und geeignete Schnittstellen die größte Entlastung im täglichen Betrieb erreicht werden konnte.

Umgesetzt wurden unter anderem Prozesse rund um die Lagerverwaltung, ein bestehendes unternehmenseigenes ERP-nahes System, die Digitalisierung einer bisher Excel-basierten Liste, die automatisierte Übergabe von Daten an ein Buchhaltungsprogramm sowie später auch CRM-nahe Prozesse und die Verarbeitung von Kundenanfragen. Darüber hinaus wurden weitere wiederkehrende Geschäftsprozesse digitalisiert und automatisiert.

Das Projekt zeigt, wie aus einer strukturierten Prozessanalyse Schritt für Schritt eine vernetzte digitale Prozesslandschaft entstehen kann.

Die Ausgangs­situation

Wie in vielen Unternehmen waren auch bei diesem Kunden verschiedene Geschäftsprozesse über unterschiedliche Systeme, Dateien und manuelle Arbeitsschritte verteilt.

Ein Teil der Informationen wurde in bestehenden Anwendungen verarbeitet, andere Abläufe liefen über Excel-Listen oder manuelle Dateneingaben. Dadurch entstanden wiederkehrende Arbeitsschritte, Medienbrüche und zusätzlicher administrativer Aufwand.

Die Herausforderung bestand deshalb nicht darin, möglichst viele Prozesse gleichzeitig zu automatisieren.

Viel wichtiger war zunächst die Frage:

Welche Prozesse besitzen tatsächlich das größte Automatisierungspotenzial und sparen im Alltag am meisten Zeit?

Deshalb wurde vor der technischen Umsetzung analysiert, welche Tätigkeiten regelmäßig vorkommen, wie viel Zeit einzelne Arbeitsschritte benötigen und welche Abläufe weitgehend nach ähnlichen Mustern funktionieren.

Prozess­analyse vor der technischen Umsetzung

Am Beginn des Kundenprojekts stand eine strukturierte Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse.

Gemeinsam wurden Abläufe betrachtet, bei denen unter anderem folgende Merkmale vorhanden waren:

• regelmäßige oder tägliche Wiederholung
• hoher manueller Zeitaufwand
• wiederkehrende Arbeitsschritte
• Übertragung von Daten zwischen mehreren Systemen
• manuelle Dateneingaben
• Excel-basierte Zwischenlösungen
• unnötige Medienbrüche
• klar definierbare Prozessschritte
• Potenzial zur Entlastung von Mitarbeitern

Anschließend wurden die Prozesse priorisiert.

Dabei wurde nicht nur bewertet, ob ein Ablauf technisch automatisierbar ist. Entscheidend war vielmehr, ob die Automatisierung auch einen wirtschaftlich sinnvollen Nutzen für das Unternehmen erzeugt.

Ein Prozess, der täglich mehrfach durchgeführt wird, kann bereits durch eine kleine Zeitersparnis pro Vorgang langfristig einen deutlichen Effekt erzielen.

Lager­verwaltung digitalisieren und Prozesse vereinfachen

Ein zentraler Bestandteil des Projekts war die Lagerverwaltung.

Bestehende Abläufe rund um Lagerbestände und Lagerprozesse wurden analysiert und stärker digital abgebildet. Ziel war es, Informationen effizienter zu erfassen, weiterzuverarbeiten und mit anderen Unternehmensprozessen zu verbinden.

Dabei ging es nicht nur um eine einzelne Lagerfunktion, sondern um die Frage, wie sich Informationen aus der Lagerverwaltung sinnvoll in die vorhandene Systemlandschaft integrieren lassen.

Durch die Digitalisierung und Automatisierung konnten wiederkehrende Arbeitsschritte reduziert und Daten strukturierter weiterverwendet werden.

Besonders wichtig war dabei die Verbindung mit anderen Prozessen und bestehenden Anwendungen des Unternehmens.

Bestehendes Unternehmens­system weiterentwickelt

Das Unternehmen verfügte bereits über ein eigenes internes Programm, das Funktionen aus verschiedenen operativen Bereichen abbildete.

Statt dieses bestehende System durch eine komplett neue Standardsoftware zu ersetzen, wurden weitere Prozesse direkt in die vorhandene Lösung übernommen und dort digital abgebildet.

Dadurch konnte das bestehende System schrittweise erweitert werden.

Neue Prozessschritte wurden so integriert, dass Informationen innerhalb einer gemeinsamen digitalen Umgebung weiterverarbeitet werden können.

Dieser Ansatz bietet einen wesentlichen Vorteil:

Bestehende Software bleibt erhalten und wird gezielt um jene Funktionen ergänzt, die das Unternehmen tatsächlich benötigt.

Damit entsteht keine isolierte Einzellösung, sondern eine individuell weiterentwickelte Unternehmenssoftware, die sich an den realen Geschäftsprozessen orientiert.

Excel-Liste durch digitale Lösung ersetzt

Ein weiterer Teil des Projekts betraf einen Prozess, der zuvor über eine Excel-Liste abgewickelt wurde.

Excel ist für viele Unternehmen ein wichtiges Werkzeug. Wenn Listen jedoch zu einem festen Bestandteil eines wiederkehrenden Geschäftsprozesses werden, entstehen schnell Grenzen.

Daten müssen manuell gepflegt werden, Informationen sind nicht immer direkt mit anderen Systemen verbunden und mehrere Arbeitsschritte laufen außerhalb der eigentlichen Unternehmenssoftware.

Deshalb wurde dieser Prozess digitalisiert und in eine strukturiertere Lösung überführt.

Die bisher Excel-basierte Arbeitsweise konnte dadurch stärker in die bestehende digitale Prozesslandschaft integriert werden.

Das reduziert Medienbrüche und schafft die Grundlage dafür, Daten in weiteren Prozessen automatisch weiterzuverwenden.

Schnitt­stellen zwischen bestehenden Systemen

Ein wesentlicher Teil moderner Prozessautomatisierung besteht häufig nicht aus einer einzelnen Anwendung, sondern aus der Verbindung bereits vorhandener Systeme.

Auch bei diesem Kundenprojekt wurden unterschiedliche Anwendungen und Prozesse miteinander verbunden.

Dadurch können Informationen automatisiert von einem Prozessschritt zum nächsten übergeben werden.

Das reduziert manuelle Übertragungen und ermöglicht durchgängigere Abläufe.

Je nach Prozess können solche Verbindungen beispielsweise über APIs, individuelle Schnittstellen oder speziell entwickelte Softwarekomponenten umgesetzt werden.

Die technische Umsetzung orientiert sich dabei immer an der vorhandenen IT-Landschaft des Unternehmens.

Daten­übergabe an das Buchhaltungs­programm

Ein weiterer wichtiger Prozess war die Übergabe relevanter Informationen an das bestehende Buchhaltungsprogramm.

In vielen Unternehmen liegen die benötigten Daten bereits digital vor, müssen aber trotzdem nochmals exportiert, kopiert oder manuell in ein anderes System übertragen werden.

Genau solche wiederkehrenden Tätigkeiten eignen sich häufig besonders gut für eine Automatisierung.

Im Rahmen des Projekts wurde deshalb eine entsprechende Schnittstelle geschaffen, über die Daten aus vorgelagerten Prozessen strukturiert an das Buchhaltungsprogramm weitergegeben werden können.

Das Ziel dabei:

Informationen möglichst einmal erfassen und anschließend automatisiert in den benötigten Systemen weiterverwenden.

Dadurch werden Medienbrüche reduziert und die einzelnen Geschäftsbereiche stärker miteinander verbunden.

CRM-nahe Prozesse auto­matisieren

Erst im weiteren Verlauf wurden auch CRM-nahe Prozesse in die bestehende Lösung integriert und weiterentwickelt.

Ziel war es, Informationen aus vorgelagerten Abläufen möglichst effizient zu übernehmen und für die weitere Bearbeitung verfügbar zu machen.

Dadurch können Daten entlang des Geschäftsprozesses weitergegeben werden, ohne dass Mitarbeiter dieselben Informationen mehrfach manuell erfassen müssen.

Ein möglicher Ablauf sieht beispielsweise so aus:

Kundenanfrage → strukturierte Verarbeitung → Übernahme in das bestehende Unternehmenssystem → weitere Bearbeitung

Auf diese Weise wird das vorhandene System stärker zum zentralen Bestandteil der digitalen Prozesse.

Kunden­anfragen digital verarbeiten

Auch die Verarbeitung von Kundenanfragen wurde analysiert und optimiert.

Kundenanfragen enthalten häufig Informationen, die anschließend in weiteren Unternehmenssystemen benötigt werden. Werden diese Daten manuell gelesen, übernommen und weiterverarbeitet, entstehen regelmäßig administrative Tätigkeiten.

Im Rahmen des Projekts wurden Abläufe rund um eingehende Kundenanfragen deshalb digitalisiert und stärker automatisiert.

Relevante Informationen können dadurch strukturierter weiterverarbeitet und für nachgelagerte Prozesse bereitgestellt werden.

Damit reduziert sich die Notwendigkeit, dieselben Informationen mehrfach manuell zu erfassen.

Weitere wieder­kehrende Prozesse digitalisiert

Das Kundenprojekt beschränkte sich nicht auf Lagerverwaltung, Unternehmenssoftware, Excel-Digitalisierung, Buchhaltung, CRM und Kundenanfragen.

Im Zuge der Prozessanalyse wurden weitere Abläufe betrachtet und entsprechend ihrem Nutzen priorisiert.

Dabei zeigte sich erneut, dass besonders wiederkehrende Tätigkeiten ein interessantes Potenzial besitzen.

Ein einzelner Arbeitsschritt kann für sich betrachtet nur wenige Minuten beanspruchen. Wird dieser Vorgang jedoch mehrmals täglich oder wöchentlich durchgeführt, summiert sich der Aufwand über längere Zeit deutlich.

Deshalb wurde im Projekt bewusst nicht nur nach großen Einzelprojekten gesucht.

Auch kleinere, regelmäßig wiederkehrende Prozesse wurden berücksichtigt, sofern sie einen relevanten Beitrag zur Entlastung im Arbeitsalltag leisten konnten.

Nicht jeder Prozess braucht künstliche Intelligenz

Ein wichtiger Grundsatz des Projekts war, Technologie nicht um ihrer selbst willen einzusetzen.

Nicht jeder Prozess benötigt künstliche Intelligenz.

Klare und regelbasierte Abläufe lassen sich häufig zuverlässiger durch klassische Automatisierungen oder Schnittstellen lösen.

Künstliche Intelligenz wird vor allem dort interessant, wo unstrukturierte Informationen verarbeitet werden müssen, beispielsweise:

• Texte
• Dokumente
• Kundenanfragen
• freie Eingaben
• Inhalte, die zunächst eingeordnet werden müssen

Deshalb kann eine moderne Prozesslösung aus verschiedenen Bausteinen bestehen:

• Digitalisierung bestehender Abläufe
• Workflow-Automatisierung
• individuelle Softwareentwicklung
• APIs und Schnittstellen
• bestehende Unternehmenssoftware
• künstliche Intelligenz
• KI-Agenten
• Datenbanken und strukturierte Datenflüsse

Welche Technologie eingesetzt wird, richtet sich nach dem jeweiligen Prozess.

Von Excel und Einzel­lösungen zu durch­gängigen Geschäfts­prozessen

Ein zentraler Mehrwert des Projekts war die Verbindung unterschiedlicher Unternehmensbereiche.

Statt für jede Aufgabe eine isolierte Einzellösung zu schaffen, wurden Prozesse möglichst ganzheitlich betrachtet.

Dazu gehörte auch die Ablösung beziehungsweise Integration bisheriger Excel-basierter Abläufe und die Erweiterung der vorhandenen Unternehmenssoftware.

Informationen aus Lagerverwaltung, Buchhaltung, CRM und Kundenanfragen können dadurch strukturierter weiterverwendet und an nachgelagerte Systeme übergeben werden.

So entsteht Schritt für Schritt eine zusammenhängende digitale Prozesskette.

Das Ergebnis des Kunden­projekts

Durch die Umsetzung konnten mehrere wiederkehrende Geschäftsprozesse digitalisiert und automatisiert werden.

Bestehende Software wurde erweitert, Excel-basierte Abläufe wurden digitalisiert und unterschiedliche Systeme stärker miteinander verbunden.

Informationen können dadurch strukturierter weitergegeben werden, während manuelle Arbeitsschritte reduziert werden.

Für Mitarbeiter bedeutet dies insbesondere eine Entlastung bei wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten.

Gleichzeitig entsteht eine bessere Grundlage, um weitere Prozesse schrittweise zu analysieren und zu automatisieren.

Sobald belastbare Kennzahlen verfügbar sind, sollten hier konkrete Projektergebnisse ergänzt werden, zum Beispiel:

• eingesparte Arbeitsstunden pro Woche
• reduzierte Bearbeitungszeit einzelner Prozesse
• Anzahl automatisierter Vorgänge pro Monat
• Anzahl verbundener Systeme
• Anzahl ersetzter manueller Excel-Abläufe
• Reduktion manueller Dateneingaben

Unser Vorgehen bei Digitali­sierungs- und Automatisierungs­projekten

Das Projekt zeigt auch unser grundsätzliches Vorgehen bei vergleichbaren Aufgabenstellungen.

Am Anfang steht nicht die Auswahl einer bestimmten Software oder eines KI-Tools.

Stattdessen beginnen wir mit den bestehenden Geschäftsprozessen.

Typischerweise umfasst das Vorgehen:

1. bestehende Prozesse aufnehmen
2. Abläufe und Zeitaufwand analysieren
3. häufig wiederkehrende Tätigkeiten identifizieren
4. Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzial bewerten
5. Prozesse nach Nutzen priorisieren
6. geeignete technische Lösungen konzipieren
7. bestehende Systeme erweitern oder über Schnittstellen verbinden
8. Excel-basierte Abläufe bei Bedarf digitalisieren
9. Automatisierungen und individuelle Softwarekomponenten umsetzen
10. Lösungen gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickeln

Weitere Informationen zu unserer Leistung finden Sie im Bereich Digitalisierung und Prozessautomatisierung für Unternehmen.

Für Prozesse, bei denen künstliche Intelligenz einen zusätzlichen Mehrwert bietet, entwickeln wir außerdem KI-Lösungen für Unternehmen und integrieren diese in bestehende Systemlandschaften.

Kunden­projekt statt Standard­lösung

Bei diesem Projekt handelte es sich nicht um die Einführung eines standardisierten Softwareprodukts.

Die bestehenden Abläufe des Unternehmens wurden individuell betrachtet und die technische Lösung auf die vorhandenen Prozesse und Systeme abgestimmt.

Besonders wichtig war dabei, vorhandene Systeme nicht unnötig zu ersetzen.

Stattdessen wurde die bestehende Unternehmenssoftware gezielt erweitert und um zusätzliche Prozesse ergänzt.

Auch bisher Excel-basierte Abläufe konnten dadurch stärker in die digitale Systemlandschaft integriert werden.

Das Ergebnis ist eine Lösung, die sich an den tatsächlichen Arbeitsweisen des Unternehmens orientiert.

Welche Prozesse besitzen in Ihrem Unternehmen Potenzial?

Viele Unternehmen wissen bereits, dass sie stärker digitalisieren oder automatisieren möchten.

Häufig ist jedoch unklar, bei welchem Prozess man beginnen sollte.

Besonders interessant sind meistens Abläufe, die:

• häufig wiederkehren
• viel Zeit beanspruchen
• nach ähnlichen Mustern funktionieren
• mehrere Systeme miteinander verbinden
• heute noch manuelle Dateneingaben benötigen
• über Excel-Listen oder Einzellösungen abgewickelt werden
• Mitarbeiter regelmäßig mit administrativer Arbeit beschäftigen

Genau diese Prozesse können im Rahmen einer strukturierten Analyse identifiziert und anschließend nach ihrem Potenzial priorisiert werden.

KI-Prozess­automatisierung als Kunden­projekt in Österreich

Dieses Kundenprojekt zeigt, wie mehrere bestehende Geschäftsprozesse eines österreichischen Unternehmens Schritt für Schritt analysiert, digitalisiert und automatisiert wurden.

Von der Lagerverwaltung über die Erweiterung einer bestehenden ERP-nahen Unternehmenssoftware und die Digitalisierung einer Excel-Liste bis hin zur automatisierten Datenübergabe an das Buchhaltungsprogramm sowie später zu CRM-nahen Prozessen und Kundenanfragen wurden unterschiedliche Bereiche miteinander verbunden.

Dabei stand immer der tatsächliche Nutzen im Mittelpunkt:

Wiederkehrende Arbeit reduzieren, bestehende Systeme sinnvoll erweitern und Geschäftsprozesse effizienter gestalten.

Kompass Consulting & Software begleitet Unternehmen dabei von der Prozessanalyse über die Konzeption bis zur technischen Umsetzung individueller Digitalisierungs-, Software- und KI-Lösungen.

Weitere passende Kunden­projekte

Neben diesem Projekt haben wir weitere Digitalisierungs- und KI-Lösungen für Unternehmen umgesetzt.

Dazu zählen beispielsweise ein DSGVO-konformer KI-Agent für ein österreichisches Unternehmen sowie die KI-Beratung und Implementierung für ein Maschinenbauunternehmen.

Diese Projekte zeigen unterschiedliche Möglichkeiten, wie Digitalisierung, Automatisierung, individuelle Software und künstliche Intelligenz in bestehende Unternehmensprozesse integriert werden können.

Sie möchten Ihre Geschäfts­prozesse analysieren und automatisieren?

Wenn Sie herausfinden möchten, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen besonders viel Zeit beanspruchen und sich für Digitalisierung oder Automatisierung eignen, unterstützen wir Sie bei der Analyse und technischen Umsetzung.

Gemeinsam identifizieren wir wiederkehrende Abläufe, bewerten deren Potenzial und entwickeln eine passende Lösung für Ihre bestehenden Systeme und Anforderungen.

Mehr zum Thema Produktionsautomatisierung bei Fraunhofer.